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仕事が多くて汲々としていませんか? 〜【読書メモ】やらないことを決めなさい〜

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本書は仕事が多くて首が回らなくなっているあなたのための本。

タイトルの通り、一つ一つの仕事(作業)をいかに早く処理するかということではなく、そもそも仕事の数を減らしましょうという考え方を身につける内容となっている。

しかし今たくさんの仕事を抱えている人にとって、仕事を減らしましょうと言ったって、そう簡単に意識を変えることはできない。でも意識を変えないと仕事は減らず、これまでと同じようにズルズル時間を浪費することになってしまう。

ポイントは次の3つ。

  1. やるべき仕事とやらない仕事を決める
  2. 緊急度と重要度という2軸で仕事を考える
  3. 重要度が高く、緊急度が低い仕事をまずスケジュールに組み込む

1.やるべき仕事とやらない仕事を決める

さらっと書いたけどこれが難しい。でもこれをやらないと仕事は減らないので、まずは強い意志を持って判断する必要があると思う。

ただ、受けた仕事をやらないというのはいけないので(一部にはそれでも問題ない仕事もあるけど)、

  • うまく断って、そもそも仕事を受けない
  • 誰かに振って仕事をしてもらう

ということをしなければならない。

自分は後者より前者が苦手なので、訓練が必要かも。しかしそもそもやらない仕事を判断することが難しい。これは日頃から仕事を選別する習慣をつけることが大事なのかな。

仕事は全てが満点である必要はありません。そして全てを満点にできるわけでもありません。(中略)だからこそ、大事な部分は満点に近づけるように頑張り、一方で、そうでない部分は80点でもいいのです。(中略)満点を取るべき仕事を選んでください。ただし、1日1つ、多くても3つ以内にしてください。あとの仕事は目指す点数を70点以下に下げてください。(P55)

とあるように、受けた仕事もすべてに完璧を狙う必要はないということ。

2.緊急度と重要度という2軸で仕事の優先度を考える

このカテゴリ分けはよく言われているが、この2軸で考えると以下の4種に分かれることになる。

A:重要度が高く、緊急度も高い仕事

B:重要度が高く、緊急度は低い仕事

C:重要度が低く、緊急度が高い仕事

D:重要度が低く、緊急度も低い仕事

Aはすでに火を吹いている状態なので、すぐに処置をする必要がある。しかし本当はやりたくない仕事。

Bは放っておくとAになる。Bの仕事に注力すればAが減り、仕事に追われるということが減るという理屈。

 

3.重要度が高く、緊急度が低い仕事をまずスケジュールに組み込む

Bの仕事を予定に入れないと、いつまでたっても手をつけることができない。なので、打ち合わせではないけど、予定表にBの仕事をする時間をあらかじめ入れておき、他の打ち合わせなどが入らないようにブロックしておく。

これは実践しているけど、効果があると思う。予定として入っていることで、心理的な強制力が発生する。やりたくないと思う仕事でも、手をつけることができる。そうすると少しでも進むため、うまくいけばそのまま完了に持ち込めるし、そうでなくても完了までの見通しができるようになる。

 

まとめ

①これはやるべきなのか、そうでないのかを常に考える

②やらない仕事は、断るか誰かに振る

③Bの領域の仕事をあらかじめ予定に組み込む。そして少しでも手をつける。

ということをやろうと思う。