先日参加した名古屋ライフハック研究会で紹介した「週次レビュー」が思いのほか好評だったので、(調子に乗って)改めてまとめたいと思います。
「週次レビュー」とは
デビッド・アレン氏の提唱するGTD(Getting Things Done)という
頭をすっきりさせつつ、リラックスしながら、高い生産性を発揮していく「やり方」
の一部で、日次、週次、月次などの区切りごとに計画と出来栄えを振り返る方法です。
私の「週次レビュー」のやり方と効能
私の「週次レビュー」では、週末に前週の計画(やるべきと考えたこと)ができたかできなかったかを評価します。そして今週できなかったことと合わせて、来週何をやるべきかを明確にします。ですからこの部分は厳密に言うと、「週次"プレビュー"」という位置付けですね。
私の場合、思考をまとめるのに"(ミニ)マインドマップ"を使っています。
"マインドマップ"については、下記の記事がわかりやすいと思います。
私はメインブランチに
- 仕事
- 学習
- プライベート
- 健康・身体
- お金
を挙げていて、サブブランチにそれぞれ詳細を書いていきます。
書く段取りとしては、以下の項目を順に行っています。
- 当週プレビュー消し込み(=前週のレビュー)
- メモレビュー(各種のメモなどを見返します)
- 打ち合わせ結果レビュー(打ち合わせでの宿題事項を整理します)
- タスク洗い出し(1〜3の結果からタスクを洗い出します)
- 次週やるべき項目選定
- 5の内容をマインドマップのサブブランチに書きます
レビューの時(上記1ですね)には、ここに書かれたことができているか確認をしていきます。GTDでは頭の中の気になることをすべて書き出すことが本来のやり方ですが、そこは簡略化しています(とはいうものの、2〜4であらかた洗い出しています)。
このように、やるべきことを明確にして評価し、また新たに計画を立てるというPDCAサイクルを回すことで、頭の中がスッキリして、何かやらなければならないことを忘れていないかとかいうモヤモヤがなくなります。また、割り込みの仕事が入っても、何を後回しにすれば良いのか、すぐに判断できるようになります。
これらの作業に30分から1時間くらい掛かりますが、やるのとやらないのとでは差が歴然だと自分では思っています。ですので、多少面倒でも毎週末にやるようにしています。まあ、家ではいろいろな誘惑(テレビとか、昼寝とか・・・)が多いので、スターバックスなどに出掛けて環境を変えてやっています。
あとちょっとしたことですが、マインドマップを書く作業の効率化のために、メインブランチまで書いたものをテンプレートとしてコピーしています。
まとめ
やることが多すぎてこなせないという人にお勧めしたいのですが、そんな時にこんなことを悠長にやっている時間は無いと思うことも事実です。でも一度やってみると、効果を実感できると思いますので是非!